Jedno hlášení, stovky údajů

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele už není vzdálený plán, ale konkrétní povinnost s pevným termínem. Nový zákon začne platit od 1. ledna 2026 a první jednotná hlášení se budou podávat za duben. Přechodné období však klade vysoké nároky na mzdové a personální systémy, protože firmy budou muset zvládnout nové evidence a následně zpětné odeslání údajů za první měsíce roku. Kdo se začne připravovat pozdě, může hned na startu narazit na chyby i sankce

Zákon platí od ledna, povinnosti se rozbíhají postupně

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele neznamená vznik jedné nové izolované povinnosti. Jde o sjednocení a propojení agend, které zaměstnavatelé dosud vykazují prostřednictvím desítek různých formulářů a hlášení – od údajů pro nemocenské a důchodové pojištění, přes přehledy příjmů pro finanční správu až po přihlášky a odhlášky zaměstnanců. Nový systém má tato data soustředit do jednoho pravidelného podání, které budou sdílet různé státní instituce. Právě šíře a detailnost požadovaných údajů je důvodem, proč změna výrazně zasáhne mzdové a personální procesy firem.

Jak upozorňuje portál JenPráce.cz, zaměstnavatelé by neměli nabýt dojmu, že se jich změna týká až na jaře. Účinnost zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele nastává už 1. ledna 2026 a s ní i povinnost vést údaje v rozsahu, který nový systém vyžaduje – byť jejich odesílání bude časově posunuto.

Během měsíců leden až březen 2026 se jednotné hlášení ještě nepodává, údaje za tyto měsíce však budou muset zaměstnavatelé dodatečně odeslat v období od dubna do června 2026. První standardní hlášení se pak bude podávat za duben 2026, a to do 20. května.

„Jednotné měsíční hlášení zdaleka není technická změna formuláře. Jde o zásadní zásah do mzdových a personálních procesů, protože stát bude chtít data, která řada zaměstnavatelů dosud vůbec systematicky neevidovala,“ upozorňuje Anna Kevorkyan, CEO portálu JenPráce.cz.

Sankce, odpovědnost a nové evidence zaměstnanců

Nový systém přináší nejen administrativní zjednodušení, ale také vyšší odpovědnost. Jedno chybné nebo opožděné podání totiž může mít dopad vůči několika úřadům současně, zejména České správě sociálního zabezpečení a finanční správě.

„Z právního hlediska je klíčové, že zaměstnavatel odpovídá za správnost a úplnost údajů, které do systému odešle. Chyby nebo opožděné podání mohou vést k pokutám,“ upozorňuje advokátka Kateřina Poláková z kanceláře Dostupný advokát. Zákon umožňuje ukládat pokuty v řádu tisíců až desetitisíců korun, přičemž jejich výše se může odvíjet mimo jiné i od počtu dotčených zaměstnanců.

Další významná změna přijde od 1. července 2026, kdy vznikne plošná povinnost hlásit zaměstnance ještě před jejich nástupem do práce. Cílem je zamezit nehlášené práci, což klade nové nároky na onboardingové procesy i spolupráci mezi HR a mzdovými odděleními.

Podle odborníků by zaměstnavatelé měli využít následující měsíce k prověření mzdových systémů, sladění interních evidencí a školení personálu. „Přechod na jednotné hlášení může v dlouhodobém horizontu firmám ulevit, ale jen těm, které se na něj připraví včas a systematicky,“ uzavírá Anna Kevorkyan.