Pečujte o své dokumenty tak, jak si zaslouží

Efektivní správa dokumentů ušetří až 5 hodin týdně. Ucelená správa dokumentů je víc než sdílený disk a složková struktura. Základem je centrální úložiště, řízený bezpečný přístup, klasifikace dokumentů a workflow.

Správu firemních dokumentů je třeba vnímat jako jednu z nejdůležitějších entit, o kterou se má společnost bez ohledu na typ svého byznysu starat. Správně nastavený DMS (Data Management Systém) pomáhá udržet ve firemních dokumentech pořádek a zajistí jejich bezpečnost, maximálně zefektivňuje jejich sdílení, vyhledávání a workflow. Skutečná, ne pouze domnělá, digitalizace dokumentů a jejich správa může ušetřit firmě o 50 lidech přes milion korun za rok.

Co je zaznamenáno, to se dá dohledat. Každá firma pracuje s dokumenty a až 30 % společností zaznamenává jejich ztrátu. Jak tomu předejít?

Univerzální nástroj pro správu dokumentů roste s firmou

Stále ještě řada společností vč. úřadů uchovává dokumenty v písemné podobě nebo je skenuje a ukládá do složek na server nebo do cloudu. To považuje za digitalizaci a bezpečnou správu svého největšího interního jmění. Vyhledání takto uloženého dokumentu pro další práci s ním nemusí být snadné.

Z nedávného průzkumu International Data Corporation, zaměřeného na efektivitu práce, vyplynulo, že zaměstnanec stráví průměrně pět hodin týdně hledáním dokumentů. Při plném pracovním úvazku se tedy jedná o 20 hodin měsíčně, které by při správném použití DMS mohl využít mnohem efektivněji. Navíc mívají jednotlivá oddělení jako HR, účtárna, IT, management, svou agendu uloženu separátně a musejí pak dokumenty s kolegy buď sdílet na cloudovém úložišti, posílají si je e-maily či je tisknou a předávají si je v papírové podobě. To může opět vést k chybám, ztrátám či opomenutím.

Nástrojem, který dokáže tento neutěšený stav efektivně vyřešit, může být kvalitní a univerzální Dokument Management Systém (DMS), jenž dokáže navíc růst s požadavky firmy.

„Znamená to, že ačkoli se primárně zavádí například pro HR agendu, může v něm své dokumenty spravovat i účtárna a další oddělení. Takový nástroj dokáže pokrýt všechny procesy spojené se správou dokumentů bez ohledu na to, o jaký typ dokumentu a jakou firmu se jedná,“ vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel ze softwarové a poradenské společnosti Onlio, která stojí za vývojem DMS eDoCat.

Efektivita a digitalizace procesů jsou klíčem k úspěchu

V každé firmě, bez ohledu na náplň její činnosti, existuje šest základních procesů, kterými se zaměstnanci při práci s dokumenty zabývají. Nejprve musí dokument vytvořit. K tomu je vhodné využívat předem definované šablony, což urychlí práci a zjednoduší následnou manipulaci s dokumentem díky klasifikaci.

Dále je třeba dokument připomínkovat a následně schválit, bez ohledu na to, jak a kdo na něm pracoval. Další fází je prokazatelné seznámení se s obsahem, ať už jde o interní směrnici, smlouvu, projektové podklady či akceptační protokol. A v neposlední řadě do těchto základních procesů spadá i přezkoumání čili revize dokumentů a jejich vyhledávání. V univerzálním DMS je možné provádět veškeré tyto úkony, čímž se v podstatě naplňuje pojem digitalizace procesů práce s dokumenty.

Dokumenty musí být centrálně uloženy na jednom úložišti s jasně definovanými bezpečnými přístupy pracovníků. Tyto dokumenty musí být také správně klasifikované, tedy mít strukturované vlastnosti, metadata, která umožní rychlé vyhledávání podle přístupových oprávnění.

„V neposlední řadě se pomocí DMS zefektivní oběh dokumentů po firmě. Stále s nimi budou pracovat lidé, ale uvnitř systému, který nenechá nikoho zapomenout na to, co má s dokumentem udělat,“ říká obchodní ředitel Onlio Pavel Nykl.